Come condurre un’indagine aziendale efficace

L’obiettivo di un’indagine è quello di riordinare i fatti in modo che sia possibile ottenere una risoluzione del reclamo e della situazione. Allo stesso tempo, è possibile che un giorno una giuria o avvocati esterni all’azienda possano esaminare ogni aspetto di qualsiasi indagine condotta. Ad esempio, l’azienda potrebbe dover consegnare agli avvocati esterni ogni nota che l’investigatore ha scritto sull’inchiesta, e l’investigatore potrebbe dover ricontestualizzare tutte le conversazioni che ha coinvolto nell’indagine.

Inoltre, il lavoro o il benessere di qualcuno potrebbe dipendere dalla qualità dell’indagine. Pertanto, un’indagine non è qualcosa che dovrebbe essere fatto a casaccio o senza un piano chiaro in mente. Molti investigatori hanno dichiarato il loro imbarazzo quando qualcuno ha esaminato il loro fascicolo di indagine due anni dopo l’indagine, in preparazione di una deposizione o di una testimonianza processuale. La memoria dell’investigatore naturalmente è povera per l’indagine perché è anni dopo e numerose sono state le successive indagini svolte in seguito.

Peggio ancora, le note dell’investigatore sono spesso criptiche, non datate e praticamente inutili. Quello che poteva sembrare un piano di indagine perfettamente ragionevole al momento, risulta  impossibile da decifrare in seguito.

Poiché ogni parte di un’indagine potrebbe successivamente essere soggetta a controllo, ogni parte dell’indagine dovrebbe essere documentata, incluso il processo di pianificazione iniziale. Le seguenti considerazioni dovrebbero aiutare qualunque investigatore a pianificare un’indagine. Questo, a sua volta, dovrebbe portare a informazioni più accurate e complete ottenute e una maggiore protezione legale per l’organizzazione.

Ridurre al minimo l’intimidazione dei testimoni.

Questo consiglio viene dato grazie ad un intervista rilasciata da Klara Murnau, un capo detective dell’agenzia investigativa Europol Investigazioni che ha notato con gli anni di esperienza, che le indagini possono essere compromesse in mancanza di accortenza da parte dell’investigatore in questa fase.

Mentre l’investigatore inizia a pensare a come condurre le indagini, deve affrontare la possibilità che alcuni testimoni dell’indagine possano sentirsi intimiditi dal presunto illecito, anche dal semplice fatto che il presunto illecito è sul posto di lavoro. Ancora peggio, il presunto illecito (e anche il denunciante) potrebbe intimidire, molestare o reagire contro i testimoni nel tentativo di influenzare l’esito dell’indagine. Potrebbe essere necessario rimuovere il presunto malfattore, il denunciante o entrambi gli individui al fine di massimizzare le informazioni ottenibili da altri testimoni. D’altra parte, la rimozione di un dipendente dal posto di lavoro durante un’indagine è una seria questione di risorse umane. Se l’investigatore ritiene che la rimozione di un dipendente dal luogo di lavoro sia necessaria per rimuovere possibili intimidazioni, dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di consultare il gruppo di necessità per ottenere un consenso su tale azione.

Formare una squadra investigativa e dividere i compiti.

Le interviste spesso costituiranno una parte importante dell’indagine e potrebbe essere un grave errore condurre interviste significative one-to-one. Se l’indagine è legalmente contestata, la querelante contenderà inevitabilmente l’esattezza del ricordo dell’intervistatore dell’intervista. Se l’organizzazione ha due testimoni per intervistare chi ha ricordi simili, sarà più difficile per il ricorrente attaccare la credibilità dell’indagine.

Inoltre, è estremamente difficile porre domande intelligenti, ascoltare attentamente le risposte, formulare domande di follow-up e prendere appunti accurati allo stesso tempo. Una soluzione sarebbe quella di avere due intervistatori, in cui un intervistatore è responsabile per l’interrogatorio e l’altro intervistatore è responsabile per prendere appunti. L’addetto alle note può anche porre domande di follow-up a cui l’interrogante principale potrebbe mancare. Questa divisione di responsabilità dovrebbe rimanere coerente durante tutto il processo di intervista. Due intervistatori ti daranno due diversi punti di vista sulla situazione. Molte indagini difficili richiedono giudizi difficili sulla credibilità e sarebbe utile sapere, ad esempio, che due intervistatori hanno prospettive diverse sulla credibilità di un testimone chiave.

Stabilire i tempi per l’indagine.

Molte volte, l’azienda può evitare di accollarsi la responsabilità per i torti commessi dai suoi dipendenti, anche i dipendenti delle autorità di vigilanza, se la direzione intraprende azioni rapide e appropriate per porre rimedio alla situazione. Pertanto, è sempre consigliabile condurre l’indagine prontamente dopo aver preso conoscenza del problema. Stupisci gli altri con la necessità di indagare e risolvere rapidamente il problema e ottenere la collaborazione necessaria per avere a disposizione gli intervistati. Naturalmente, se l’indagine diventa più complicata per ritardi o imprevisti, estendere la scadenza se necessario per condurre un’indagine completa può essere una scelta valida.

Determina se fornire un memorandum di conferma.

Lo sperimentatore deve stabilire se fornire al denunciante un memorandum di conferma. Ciò è spesso auspicabile quando il denunciante solleva un reclamo verbale. Il memorandum ha una varietà di scopi. Soprattutto, fornisce al denunciante una chiara comprensione delle aspettative che l’organizzazione ha per lui durante l’indagine. Una lettera al reclamante dovrebbe includere i seguenti elementi:

1. Una dichiarazione che conferma i problemi sollevati dal denunciante.

2. Un elenco di tutti i fatti forniti dal denunciante.

3. Una richiesta che il denunciante aggiunga, cancelli o corregga i fatti riassunti e un mezzo riservato per fornire tali informazioni.

4. Una dichiarazione che identifichi l’investigatore e conferma che il denunciante abbia concordato con l’investigatore sarà equo e obiettivo. Se l’identità dell’investigatore o degli sperimentatori non era precedentemente nota al denunciante, la lettera dovrebbe includere una dichiarazione attestante che il denunciante ritiene che lo / gli investigatore / i sia / e corretto / a obiettivo, a meno che il denunciante non indichi diversamente.

5. Il periodo di tempo previsto per l’indagine e il metodo e i tempi del feedback dagli investigatori.

6. Una dichiarazione che richiede la cooperazione e la partecipazione del denunciante alle indagini.

7. Una dichiarazione che il denunciante non dovrebbe discutere ulteriormente la questione, a parte gli investigatori o gli investigatori, mentre l’indagine è condotta, in particolare all’interno dell’organizzazione.

8. Una dichiarazione delle conseguenze della mancata osservanza di queste istruzioni da parte del denunciante. Le conseguenze dipenderanno dal fatto che il denunciante sia un dipendente o un terzo, naturalmente.

Ottenere documenti pertinenti.

In molte indagini, vi è una traccia cartacea che fornisce informazioni importanti per l’indagine. I documenti che le recensioni degli investigatori risponderanno a molte domande, solleveranno molte altre importanti domande che l’investigatore vorrà porre, identificheranno le persone che l’investigatore vorrà intervistare e così via. I documenti che l’investigatore dovrebbe considerare di ottenere comprendono: file personali, registrazioni telefoniche, registrazioni di spese, informazioni personali computerizzate, calendari degli appuntamenti, cartellini orari, record di entrata / uscita dell’edificio, dischi di elaborazione di testi / computer e disco rigido, record e-mail e voce record di posta.

Pianificazione di eventuali interviste che potresti dover condurre.

Per quanto riguarda molte indagini, la raccolta di documenti pertinenti e il colloquio con le persone rilevanti costituiranno la portata delle indagini condotte. In sequenza, lo sperimentatore dovrebbe rivedere i documenti pertinenti ottenuti dall’organizzazione e quindi pianificare il processo di intervista. Pertanto, il resto di questa sezione discute la pianificazione del processo di intervista. Tuttavia, ci sono momenti in cui le tecniche investigative speciali al di là delle semplici interviste sono appropriate. Si tratta quasi sempre di tecniche investigative che presentano un elevato rischio legale e non dovrebbero mai essere discusse o implementate senza l’assistenza legale. In effetti, molte di queste tecniche dovrebbero richiedere un’approvazione di alto livello prima che possano essere utilizzate, tra cui: audit interno, indagine fisica (impronte digitali, scrittura a mano, analisi vocale), sorveglianza fisica, poligrafi, ricerche di organizzazioni o proprietà private e monitoraggio o sorveglianza elettronica.

Preparare i commenti di apertura e di chiusura.

Per ogni intervista, l’investigatore vorrebbe avere una serie di commenti e istruzioni di apertura. Allo stesso modo, l’investigatore vorrebbe avere una serie di commenti e istruzioni di chiusura. Questa è la parte dell’intervista che è “inscatolata” e non dipende realmente da ciò che ogni singolo individuo dice. Pertanto, non ci sono scuse per essere impreparati o “perdere” un punto particolare. Per esempio, una volta ho avuto un testimone che sosteneva di essere vendicata per vendetta dopo un’intervista. Quando è stato chiesto perché non ha immediatamente segnalato questo, la sua risposta è stata che non sapeva che lei avrebbe dovuto e non sapeva a chi riferire. Se fosse vero, l’investigatore era in colpa per non aver fornito queste informazioni a lei come parte dei commenti di apertura e chiusura “inscatolati”.

Preparare una serie di domande scritte.

Questo ha diversi vantaggi. In primo luogo, richiederà allo sperimentatore di riflettere con attenzione in anticipo su quali informazioni sono necessarie, sul modo migliore per ottenere informazioni da ogni individuo e su come proteggere la riservatezza delle parti. In secondo luogo, consentirà allo sperimentatore di organizzare l’intervista e sviluppare una sequenza logica per le domande. In terzo luogo, consente allo sperimentatore di porre esattamente le stesse domande a più persone e assicura che l’investigatore non dimentichi di porre alcune domande. L’investigatore deve stare attento, tuttavia, a non essere così legato a una struttura che non riesce a porre le domande di follow-up necessarie o a esplorare qualcosa identificato da un testimone che non era nella struttura.

Quando condurre più interviste.

È un’indagine rara che risolve tutte le domande dopo aver intervistato i testimoni solo una volta. In primo luogo, l’investigatore apprenderà più spesso nuove informazioni nel corso del processo investigativo che dovrà discutere con persone precedentemente intervistate. Secondo, le interviste multiple sono un modo eccellente per valutare la credibilità. Sfidare un individuo con informazioni contrarie, ponendo la stessa domanda in modo leggermente diverso o chiedendo informazioni apprese dal primo colloquio individuale può fornire una migliore valutazione della credibilità di quell’individuo. Occasionalmente, l’investigatore potrebbe voler coinvolgere intervistatori diversi per condurre una seconda serie di interviste. Questo è appropriato se il primo gruppo di intervistatori potrebbe aver perso o non è stato in grado di ottenere alcune informazioni critiche, o se fornisce una nuova prospettiva preziosa sulla situazione o se possiede competenze investigative diverse e così via.

Questo approccio ha anche degli svantaggi, come la creazione di più potenziali testimoni dell’organizzazione in qualsiasi contenzioso successivo. Non adottare questo approccio senza consultare un legale. Potrebbero esserci situazioni che richiedono colloqui simultanei di individui, assicurando che le persone non abbiano l’opportunità di contattarsi prima dell’intervista. Questa situazione può essere affrontata o facendo in modo che il primo intervistato rimanga in una stanza con un testimone fino all’avvio della seconda intervista, o facendo interviste simultanee da parte di investigatori qualificati.

La questione delle dichiarazioni scritte.

Le dichiarazioni scritte riducono al minimo l’opportunità per gli intervistati di contestare il ricordo dell’intervistatore o di cambiare la propria storia. Le dichiarazioni sono anche una forma di evidenza molto persuasiva. Molti avvocati dell’attore si sono tirati indietro quando hanno mostrato dichiarazioni di diverse persone che confutavano la storia del loro cliente. Consultare un consulente legale su questa decisione.

Prendi nota.

Se l’indagine viene successivamente impugnata legalmente, all’organizzazione verrà chiesto di difendere l’equità e la qualità del processo investigativo. La querelante sosterrà che l’organizzazione è giunta al risultato sbagliato perché l’investigatore ha svolto una scarsa indagine. L’indagine sarà più legalmente difendibile se l’organizzazione può dimostrare che l’investigatore ha pianificato il processo investigativo, che l’investigatore ha considerato ciascuno dei problemi discussi in questa sezione e che l’investigatore aveva ragioni razionali per seguire o non seguire i suggerimenti contenuti in questa sezione . Come sempre, le note contemporanee su come è stata pianificata l’indagine saranno più accurate e credibili per una giuria o un giudice rispetto alla testimonianza orale in un secondo momento.